La conservazione documentale e la gestione degli archivi scolastici: un approfondimento normativo.

Il tema della gestione documentale assume un ruolo cruciale in relazione al buon funzionamento delle istituzioni scolastiche, caratterizzate dalla produzione di documentazione di varia tipologia (didattica, giuslavorista, contabile, amministrativa, etc) nonché dal ricambio costante ad ogni anno scolastico di alunni e di personale docente e ATA, elementi che implicano in primis la necessità di standardizzare le procedure interne di gestione documentale al fine di garantirne la reperibilità anche a distanza di anni.

È evidente come una corretta gestione documentale vada ad impattare notevolmente sull’efficacia e sull’efficienza dell’ufficio di segreteria scolastica, con importanti risvolti sull’utenza (alunni, studenti, genitori, fornitori, altri pubbliche amministrazioni, etc) e sul personale, in servizio e non.

Il presente contributo propone un approfondimento normativo che parte dalla sintesi dei tratti salienti inerenti la gestione documentale delle istituzioni scolastiche per poi focalizzarsi sulla conservazione cartacea e digitale della documentazione e, più nello specifico, sulla gestione degli archivi delle istituzioni scolastiche. Gli archivi scolastici, infatti, costituiscono un patrimonio archivistico di grande valore perché conservano la traccia dell’attività didattica nel tempo e consentono di ricostruire la storia culturale dell’istruzione pubblica italiana.

Inoltre, proprio la gestione degli archivi scolastici costituisce un tema spinoso, spesso poco approfondito, nel mondo delle segreterie scolastiche, talvolta non estranee a gestioni archivistiche poco oculate o disfunzionali, a causa di molteplici fattori riconducibili principalmente a tre fattori endogeni all’Amministrazione scolastica:

• Significative carenze di organico negli uffici di segreteria; 
• Competenze carenti e scarsa formazione del personale preposto in materia di gestione documentale;
• mancanza e inadeguatezza di locali e spazi adibiti ad archivio;

La normativa di riferimento.

Il nostro approfondimento seguirà come guida le seguenti fonti normative:

• L. 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni, concernente «Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi»;
• D.P.R. 445 del 20 dicembre 2000 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”;
• Circolare del M.I.B.A.C. n. 44/2005;
• D. Lgs. 82/2005 “Codice dell’Amministrazione Digitale”;
• D.P.C.M. 3 dicembre 2013 concernente le “Regole tecniche per il protocollo informatico”;
• D.P.C.M. del 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”;
• D. I. 28 agosto 2018 , n. 129 “Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche, ai sensi dell’articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107”;
• Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, adottate dall’AgID con Determinazione n. 407/2020 del 9 settembre 2020 ed in seguito aggiornate con Determinazione n. 371/2021 del 17 maggio 2021;
• Nota del Ministero dell’Istruzione n.3868 del 10/12/2021.

Cenni sulla gestione documentale.

Prima di focalizzarci sulla specifica fase della conservazione documentale e della gestione degli archivi, chiariamo per grandi linee l’argomento della gestione documentale, con norme alla mano.

L’art. 50, comma 4, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 stabilisce che “Ciascuna Amministrazione individua, nell’ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti […], assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione”.

Il dirigente scolastico assume ex lege la qualifica di “Responsabile della Gestione Documentale”, figura preposta al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.

In aggiunta, in ogni istituzione scolastica è necessario individuare le seguenti figure:

• Vicario del “Responsabile della Gestione Documentale”, che opera in caso di assenza o impedimento del dirigente scolastico;
• il Responsabile della conservazione, che opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater, del D.Lgs. 82/2005. A parere di chi scrive, la figura va riconosciuta in capo al DSGA, soggetto ex lege obbligato alla tenuta della documentazione;
• il Responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza, al quale può essere presentata l’istanza di accesso civico, qualora la stessa abbia ad oggetto dati, informazioni o documenti oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi del D.Lgs. 33/2013; 
• il Responsabile della protezione dei dati, ai sensi dell’art. 37 del Regolamento UE 679/2016, che ha il compito di sorvegliare sull’osservanza della normativa in materia di protezione dei dati personali. 

La gestione documentale, che principia con la creazione del documento (o con la sua ricezione, se proviene dall’esterno), segue le seguenti fasi:

1. registrazione di protocollo e classificazione (secondo il Massimario);
2. assegnazione all’ufficio/soggetto preposto;
3. fascicolazione;
4. versamento in archivio corrente (per i documenti in fase di lavorazione);
5. conservazione documentale, con riversamento nell’archivio di deposito (dove sono raccolti i documenti ancora utili per finalità amministrative o giuridiche, ma non più indispensabili per la trattazione delle attività correnti);
6. eventuale scarto o, in alternativa, riversamento nell’archivio storico (in cui vengono conservati i documenti storici di rilevanza storico-culturale, destinati alla conservazione permanente).

La dematerializzazione documentale.

Come prevede l’art. 42 del D. I. 28 agosto 2018 , n. 129, le istituzioni scolastiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici, e adottano le misure necessarie alla protocollazione e conservazione in formato digitale per non meno di dieci anni, ai sensi di quanto previsto dagli articoli 40 e seguenti del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dalle Linee guida adottate ai sensi dell’articolo 71 del medesimo decreto legislativo n. 82 del 2005.

Il dirigente scolastico e il D.S.G.A. adottano le misure necessarie per l’archiviazione digitale dei documenti amministrativo-contabili, anche mediante dematerializzazione dei documenti formati in origine su supporto analogico, ai sensi di quanto previsto dall’articolo 22 del decreto legislativo n. 82 del 2005 e dalle Linee guida adottate ai sensi dell’articolo 71 del medesimo decreto legislativo n. 82 del 2005. Nello specifico, per “copia informatica di documenti analogici” si fa riferimento alla copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato, secondo le Linee guida.

Il quadro normativo generale e settoriale, così delineato, fuga ogni dubbio sulla completa e totale digitalizzazione dei processi di formazione documentale e successiva gestione fascicolare, nonché di archiviazione documentale.

Conservazione e tempistiche.

Gli archivi e i documenti degli enti pubblici sono considerati beni culturali inalienabili. L’archivio, sia quello di deposito che l’archivio storico, non può essere trasferito, né si può procedere allo scarto della documentazione ivi contenuta, senza l’autorizzazione della Soprintendenza archivistica , ai sensi dell’art. 21, comma 1, D.lgs 42/2004 “Codice dei beni culturali”.

Gazzette e bollettini ufficiali, moduli in bianco, materiali pubblicitari, periodici e altre pubblicazioni non sono documenti d’archivio, non è dunque necessario chiedere l’autorizzazione al loro eventuale scarto, che rientra pertanto nella responsabilità dell’istituto. 

Rientrano invece tra i documenti d’archivio, anche i materiali documentari prodotti dai docenti e dagli studenti della scuola nell’ambito dell’attività didattica.

La circolare n. 44 del 19-12-2005 emanata dal Ministero per i Beni e le Attività Culturali avente per oggetto la disciplina dedicata agli archivi delle istituzioni scolastiche prevede le tempistiche di conservazione dei documenti. Si fornisce di seguito un elenco dei tempi di conservazione dei principati atti:

• Registro verbali delle riunioni del Consiglio d’istituto, del Collegio docenti, della Giunta esecutiva, della contrattazione d’istituto, degli organi collegiali in generale:  durata illimitata;
• Tutta la documentazione contabile (Programma Annuale, Conto consuntivo, mandati di pagamento, reversali di incasso, giornale di cassa, etc): durata illimitata;
• Estratti conto bancari e postali: durata decennale;
• Contratti per fornitura di beni, servizi e forniture: 50 anni;
• Contratti di assunzione del personale e contratti di prestazione d’opera: 50 anni;
• Fascicoli individuali del personale docente e A.T.A., in servizio a tempo indeterminato e determinato, o in pensione: durata illimitata;
• Fascicoli personali degli alunni: durata illimitata;

Conclusioni.

La prassi maggioritaria che si ricava dalle esperienze amministrative delle scuole pone in luce una costante: la presenza di estesi archivi documentali, per la quasi totalità composti da fascicoli cartacei non digitalizzati.

Il digitale invece rappresenta uno degli elementi chiave nel raggiungimento di obiettivi di miglioramento della qualità dei servizi e di efficientamento dei modelli operativi delle scuole, motivo per cui il tema della gestione e conservazione documentale è attenzionato dal Responsabile per la Transizione al Digitale (RTD) del Ministero e delle Scuole, che sta investendo nel percorso di trasformazione digitale dei servizi e dei relativi processi delle Istituzioni scolastiche.